25 Jun 2013, 9:34pm
Auditoría Digitalización garantizada EADTrust
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Comments Off on Auditoría de adecuación al Protocolo de Digitalización de documentos de Canarias

  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

    Más de 25 soluciones de digitalización certificada auditadas por nuestros expertos han sido homologadas por la Agencia Tributaria. El 100% de las solicitudes.

  • Auditoría de adecuación al Protocolo de Digitalización de documentos de Canarias

    La Orden de 23 de abril de 2013, por la que se aprueba el Protocolo de Digitalización de documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias establece un procedimiento detallado de Digitalización Garantizada en el marco de la Ley 11/2007 a nivel estatal y del Decreto 19/2011, de 10 de febrero, por el que se regula la utilización de los medios electrónicos en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

    European Agency of Digital Trust ofrece servicios de auditoría para certificar las soluciones destinadas a la digitalización de documentos que se vayan a emplear en el marco de esta normativa, en especial las que se deban utilizar en ña Comunidad Autónoma de Canarias.

    Puede contactar llamando al 902 365 612

    2 Jun 2013, 8:39pm
    Digitalización Certificada
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    Comments Off on Digitalización Certificada a partir de 2013

  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

    Más de 25 soluciones de digitalización certificada auditadas por nuestros expertos han sido homologadas por la Agencia Tributaria. El 100% de las solicitudes.

  • Digitalización Certificada a partir de 2013

    A partir de 2013 se aplica el nuevo reglamento por el que regulan las obligaciones para la facturación aprobado en el Real Decreto 1619/1012, de 30 de noviembre, que sustituye al incluido en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre y en vigor hasta 31 de diciembre de 2012.

    Con el nuevo reglamento se redefinen las facturas simplificadas o tickets, que pasan a ser de dos tipos, además de la factura ordinaria, que incluye todas las menciones legales. La factura simplificada tiene un contenido más reducido que las ordinarias y salvo algunas excepciones se podrán expedir cuando su importe no supere los 400 euros, I.V.A. incluido

    El nuevo reglamento pretende impulsar la facturación electrónica como instrumento para reducir costes y hacer mas competitivas a las empresas, y es uno de los aspectos relevantes de la transposición de la Directiva 2010/45/UE que se pretenden con esta norma.

    Todavía siguen siendo de aplicación las siguientes normas, que afectan a la factura electrónica y a la digitalización certificada:

    • Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
    • Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
    • Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares.

    Por tanto, no han cambiado los procedimientos de homologación de soluciones de digitalización certificada.

    30 May 2012, 11:48am
    Digitalización garantizada EADTrust Legislación
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    Comments Off on Digitalización Garantizada

  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

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  • Digitalización Garantizada

    La Digitalización garantizada se define en el Decreto Foral de la Diputación de Guipuzcoa DF 17/2011 de 14 Jun. Gipuzkoa (Modelo Global de Gestión Documental y Expediente Electrónico en el ámbito de la Administración Foral)

    Artículo 32 Digitalización garantizada de documentos en papel

    1. Se entiende por digitalización garantizada el proceso de digitalización que cumple los requisitos normativos y técnicos para generar copias electrónicas auténticas con valor de originales a partir de documentos originales en soporte papel.

    2. Las garantías de los documentos electrónicos obtenidos a partir de la digitalización de los documentos originales en soporte papel vendrán dadas:

    a) Por la aplicación de la tecnología necesaria para obtener una imagen legible y una representación fiel del documento original.
    b) Por el establecimiento de los controles de calidad del proceso de digitalización que impiden cualquier manipulación.
    c) Por la incorporación al documento de los metadatos que recogen la traza del proceso de digitalización.
    d) Por la firma mediante sello electrónico de los documentos digitalizados y su hash.
    e) Por el cumplimiento de las condiciones y los requisitos técnicos de escáneres, formato y resolución, y de obtención de imagen fiel e íntegra que se establezcan en la correspondiente norma técnica de interoperabilidad

    Sin embargo, esta definición sigue dejando muchos aspectos indeterminados, que tampoco se concretan en el ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad), ni en la NTI (Normas técnicas de Interoperabilidad).

    Para resolverlo, en EADTrust hemos desarrollado unos criterios derivados de la normativa tributaria de digitalización certificada, ajustándolos al ENI y al ENS (Esquema Nacional de Seguridad).

    Cuando EADTrust es requerido para auditar un sistema de digitalización para su uso en el sector público, puede certificar como entidad privada el cumplimiento de dichos criterios, que garantizarían al organismo el cumplimiento de los requisitos emanados de la Ley 11/2007 para la digitalización.

    Desde el punto de vista de EADTrust, estos son los aspectos que habría que cumplir (redactado en términos de una no existente normativa específica):

    1. Se entiende por digitalización garantizada el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento, conforme a alguno de los formatos estándares de uso común, con información relativa al proceso de digitalización indicada en sus metadatos, con un nivel de resolución adecuado al tipo de documento y un mecanismo de preservación de la integridad tal como una firma electrónica o un sello de tiempo aplicado al documento y al sistema de control de la llevanza de la digitalización, haciendo uso de software de digitalización certificado en los términos del apartado 4 de esta sección.

    2.     Este proceso tecnológico de digitalización deberá cumplir los siguientes requisitos:

    a)     Que el proceso de digitalización sea realizado por un profesional especializado o un funcionario o bien por un tercero prestador de servicios de digitalización garantizada, en nombre y por cuenta del solicitante, utilizando en todos los casos un software de digitalización auditado en los términos del apartado 4 de esta sección.

    b)     Que el proceso de digitalización utilizado garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que la integridad de esta imagen digital esté garantizada mediante una firma electrónica avanzada realizada con un certificado reconocido, o un sello electrónico cualificado o un sello de tiempo cualificado, activados por el software de digitalización reconocida. El certificado  electrónico utilizado en la firma electrónica o en el sello electrónico debe corresponder a quien realiza la digitalización reconocida, que se compromete a actuar diligentemente en el proceso de digitalización y que deberá disponer de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización reconocida. Si el sistema añade información de Código Seguro de Verificación para facilitar el cotejo de copias impresas, la inserción de la tal información y de la del entorno en el que puede efectuar el cotejo quedará claramente diferenciada de la imagen digitalizada.

    c)     Que el proceso de digitalización reconocida incluya registros de control que dejen constancia del orden y del momento de digitalización de cada documento y de sus datos más relevantes según el tipo de documento, y en todo caso de la persona física, jurídica o entidad sin personalidad jurídica que figure en el documento o en cuyo nombre se realice la digitalización, y del operador que gestionó la digitalización.  El sistema de control garantizará la integridad de los registros y no permitirá su borrado, aunque si permitirá incluir la indicación de errores e incidencias que hagan descartable una determinada digitalización, señalando la causa. Por cada registro se identificará el documento electrónico resultado de la digitalización

    d)     Que quien lleve a cabo la digitalización reconocida conserve los documentos electrónicos y los registros de control del sistema de digitalización, al menos durante 10 años desde el momento de la digitalización, tiempo en el que podrá ser requerida la ratificación de autenticidad de documentos aportados en procedimientos judiciales o de otro tipo . En el caso de las oficinas judiciales la conservación se atendrá a lo prescrito en las normas procesales.

    e)     Que  el obligado a la conservación disponga del software de digitalización auditado con las siguientes funcionalidades:

    1)     Que incluya un subsistema de auditoría o control de actividades que permita detectar cualquier modificación del sistema de control de la llevanza de la digitalización.

    2)     Que permita el acceso inmediato a cualquier dato del sistema de llevanza de la digitalización, así como a los documentos resultado de la digitalización, permitiendo su visualización, facilitando su búsqueda y, cuando se usen sistemas de Código Seguro de Verificación, permita el cotejo “en linea” de documentos .

    3.     La digitalización garantizada de documentos en soporte papel se realizará de acuerdo con lo indicado en las Normas Técnicas de Interoperabilidad  en relación con los siguientes aspectos:

    a)     Formatos estándares de uso común para la digitalización de documentos en soporte papel y técnica de compresión empleada

    b)     Nivel de resolución.

    c)     Garantía de imagen fiel e íntegra.

    d)     Metadatos mínimos obligatorios y complementarios asociados al proceso de digitalización.

    e)     Firma electrónica o sello electrónico

    f)      Sistema de control de documentos digitalizados, y aseguramiento de la integridad de tal sistema

    g)     Inserción, cuando proceda, de una referencia en el documento digitalizado a una dirección electrónica de comprobación que permita el cotejo con un CSV (Código Seguro de Verificación)

    4.     Las entidades desarrolladoras que deseen auditar su software de digitalización garantizada que cumplan los requisitos del apartado 2 de esta sección deberán aportar los siguientes documentos:

    a) Solicitud dirigida al auditor que deberá contener una declaración responsable de cumplimiento de los requisitos exigidos en el modelo aquí descrito de digitalización garantizada.

    b) documentación que acredite su cumplimiento. En particular, el solicitante deberá aportar, junto con la solicitud, las normas técnicas en las que se base el procedimiento de digitalización garantizada que pretenda auditar, así como los protocolos o normas y procedimientos de seguridad, de control y de explotación referidos a la creación y consulta de la base de datos documental que contenga las imágenes digitalizadas de los documentos originales en papel  y los mecanismos de firma electrónica utilizados.

    c) Plan de calidad que establezca con carácter contractual los requisitos que, según el criterio del desarrollador, deben cumplir las entidades que utilicen el software de digitalización indicando tanto las prácticas que deben adoptar como las que nos están permitidas, para garantizar que la fidelidad de la digitalización.

    El auditor (EADTrust) emitirá un informe en el que se expresará la opinión acerca del cumplimiento, por parte de la entidad solicitante, de las condiciones establecidas en esta propuesta de regulación, así como en la normativa derivada de la Ley 11/2007, el ENS, el ENI y las NTI,  y en el DF 17/2011 de 14 Jun. Gipuzkoa.

    En virtud de este informe, las entidades públicas contarán con la opinión de un experto independiente aplicable al software a que se refiere, y podrán proceder a la digitalización de documentos, y eventualmente, a la homologación de las soluciones que lo exhiban.

     

    26 Nov 2011, 7:45am
    Auditoría Digitalización Certificada
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  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

    Más de 25 soluciones de digitalización certificada auditadas por nuestros expertos han sido homologadas por la Agencia Tributaria. El 100% de las solicitudes.

  • Digitalización Certificada en el sector público

    El año 2007 se publicó la norma EHA/962/2007 que establece de forma precisa la forma de llevar a cabo la Digitalización Certificada, en el ámbito tributario y la forma de homologar el software que lo permite, mediante la Orden de 24 de octubre de 2007. En este contexto, la AEAT ejerce el rol de organismo homologador cuando el desarrollador del software  aporta en la solicitud un informe de auditoría de una entidad especializada.

    Las facturas y otros documentos tributarios digitalizados con un software homologado por la AEAT, siguiendo las instrucciomes del fabricante (Plan de Calidad) y haciendo uso de la firma electrónica permite prescindir del documento en papel.

    Sin embargo, no existía hasta hace muy poco tiempo una normativa que estableciera cuáles son los requisitos que deben cumplirse en los procesos de digitalización certificada de otro tipo de documentación al margen de  las facturas y documentación análoga.

    La Ley 11/ 2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establecía en el año 2007 la posibilidad de realizar la digitalización certificada del resto de documentación en formato papel con la que cuenta la Administración Pública (solicitudes, resoluciones, instancias, pliegos, actas, contratos, recursos, demandas…)

    Los artículos 30 y 31 de la citada norma, disponen que:

    Artículo 30. Copias electrónicas.

    1. Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.

    2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

    3. Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.

    4. En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan.

    5. Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora.

    Artículo 31. Archivo electrónico de documentos.

    1. Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.

    2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

    3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

    Del mismo modo, hemos de tener presente como a principios del año 2010 fue publicado el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, donde se disponía en su artículo 24 que:

    Artículo 24. Digitalización de documentos en soporte papel.

    1. La digitalización de documentos en soporte papel por parte de las Administraciones públicas se realizará de acuerdo con lo indicado en la norma técnica de interoperabilidad correspondiente en relación con los siguientes aspectos:

    • Formatos estándares de uso común para la digitalización de documentos en soporte papel y técnica de compresión empleada, de acuerdo con lo previsto en el artículo 11.
    • Nivel de resolución.
    • Garantía de imagen fiel e íntegra.
    • Metadatos mínimos obligatorios y complementarios, asociados al proceso de digitalización.

    2. La gestión y conservación del documento electrónico digitalizado atenderá a la posible existencia del mismo en otro soporte.

    No ha sido hasta la entrada en vigor de las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI), publicadas a finales del mes de julio de 2010, cuando se ha dado el desarrollo normativo necesario tanto a los citados artículos de la Ley 11/2007, como a las disposiciones establecidas por el RD 4/2010 en materia de digitalización documental.

    Esta regulación normativa abre, claramente, un nuevo marco de oportunidades al sector privado de la digitalización documental para proveer de soluciones tecnológicas a las Administraciones Públicas que les permitan digitalizar absolutamente todos los documentos en formato papel que tengan en su poder.

    A pesar de que en ningún momento la normativa establezca un procedimiento de auditoría y certificación preceptiva para este tipo de tarea, es más que probable que en los próximos meses, las Administraciones Públicas comiencen a requerir en las licitaciones de concursos públicos para la digitalización documental, que las soluciones ofertadas cumplan íntegramente con los requisitos de Interoperabilidad establecidos por la normativa vigente y que lo acrediten mediante informes emitidos por terceros con experiencia acreditada, en la medida en que la citada normativa debe ser cumplida por todas las Administraciones Públicas de España.

    Entre los profesionales de EADTrust, contamos con experiencia previa en procesos de homologación de software de digitalización certificada en el ámbito tributario –- y en procesos de homologación de software, tanto al RD 4/2010 de Interoperabilidad, como al RD 4/2010, por el que se aprueba el Esquema Nacional de Seguridad.

    Durante el proceso de auditoría, desde EADTrust, llevamos a cabo un análisis íntegro de los requisitos normativos, atendiendo específicamente al cumplimiento de una serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad, entre las que cabe destacar las siguientes:

    • Digitalización de documentos
    • Documento electrónico
    • Expediente electrónico
    • Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos
    • Política de firma electrónica y de certificados de la Administración
    • Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales

    Si eres una empresa que dispone de un software de digitalización documental y quieres comenzar a prestar servicios a las Administraciones Públicas de España para la digitalización de cualquier tipo de documento –no sólo facturas y documentación análoga-, garantizándoles el cumplimiento íntegro de la normativa española en materia de Seguridad e Interoperabilidad, no dudes en contactar con nosotros en info(a)eadtrust.net o por teléfono en el 902 365 612 (91716 0555).

    26 Jul 2011, 8:17am
    Digitalización Certificada EADTrust portada
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  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

    Más de 25 soluciones de digitalización certificada auditadas por nuestros expertos han sido homologadas por la Agencia Tributaria. El 100% de las solicitudes.

  • Auditoría de Digitalización Certificada

    Llámenos al 902 365 612 o al 91 716 0555 si necesita auditar su solución de Digitalización Certificada.

    En España, la Digitalización Certificada de facturas es el proceso que permite obtener copias digitales de las facturas con valor de original (lo que hace posible destruir la factura en papel). Para cumplir los requisitos que lo permiten, la entidad que lleva a cabo la digitalización debe utilizar un software homologado por la AEAT, y hacerlo cumpliendo su “Plan de Calidad” que tiene carácter contractual. El proceso implica la realización de firmas electrónicas (posiblemente cualificadas o reconocidas) y el manejo de sistemas de Timestamping, por lo que es necesario contar con un certificado electrónico apropiado.

    Los expertos de EADTrust son los más experimentados en los procesos de auditoría de soluciones de Digitalización Certificada. Hasta 2013 han ayudado a más de 28 empresas a completar sus desarrollos de sistemas de gestión documental y han llevado a cabo la preceptiva auditoría de sus soluciones para solicitar la homologación ante la Agencia Tributaria.

    Además los expertos de EADTrust han escrito el Libro “La factura electrónica” que puede descargarse en PDF.

    Desde la publicación en el BOE del 30 de julio de 2011 de las Normas Técnicas de Interoperabilidad existe la posibilidad de llevar a cabo la digitalización certificada de documentos en el marco de la administración pública, aplicando los dispuesto en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos. Este norma no cuenta con ningún sistema de homologación similar al definido por la AEAT. EADTrust es la única entidad que certifica el cumplimiento de lo dispuesto en las normas de las NTI a los productos y entidades que lo solicitan, y otorga un certificado propio..

  • Contacto

    C/ Méntrida, 6 28043 - MADRID

    Teléfonos: 902 365 612

    +34 91 716 0555

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  • Manual de La Factura Electrónica

    Libro redactado por nuestros expertos y publicado por ASIMELEC y Red.es Acceso al libro digital La factura electrónica redactado por los expertos de EADTrust