12 Jan 2017, 8:59pm
Administración de Justicia Auditoría Digitalización Certificada Esquema Judicial de Interoperabilidad y seguridad Esquema Nacional de Interoperabilidad Homologacion Normas Técnicas de Interoperabilidad
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Comments Off on Digitalización de documentos y archivos

  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

    Más de 25 soluciones de digitalización certificada auditadas por nuestros expertos han sido homologadas por la Agencia Tributaria. El 100% de las solicitudes.

  • Digitalización de documentos y archivos

    Digitalizar un documento en papel consiste en obtener una fotografía o realizar otro proceso sobre el documento que produzca como resultado su imagen digital.

    En su versión más básica, la digitalización enfatiza la obtención de la imagen digital, pero las versiones más avanzadas realizan mejoras de la imagen (enderezamiento, elimininación de manchas, mejora de contraste o de colores) un reconocimiento óptico de caracteres e incluso firma electrónica de los documentos digitalizados.

    El proceso de digitalización de documentos puede ser tan amplio y complejo como los tipos de documentos y contemplar no solo  los documentos en papel, sino también otras variantes como  video analógico, Fotografías, sonido, Mapas, …

    Uno de las variantes de la digitalización se basa en el uso de escáneres, dispositivo idóneos que recorren el papel por una o dos caras captando su imagen en aplicaciones destinadas a su gestión.

    En ese enfoque, los libros impresos están siendo escaneados mediante tecnologías de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) utilizados por las bibliotecas, fundaciones y empresas privadas como Google. También los documentos de texto que tienen algún valor histórico o de investigación están siendo digitalizados por las bibliotecas, en estos casos la digitalización sustituye otras formas de preservación de la información como los microfilms.

    Proceso de digitalización de documentos

    El proceso de digitalización de documentos contempla los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:

    • Captura con escáner del documento físico.
    • Indexado de la información extraída del documento (identificción de información relevante que facilitará las búsquedas).
    • Aplicación de metadatos a los documentos (fecha de creación, de digitalización, tipo de documento, autor, organismo, plazo de custodia,…)
    • Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.

    La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para las empresas y a las administraciones públicas, ya que simplifica las búsquedas y evita que se pierdan los documentos.

    El Proceso de digitalización de documentos debe estar contemplado en las organizaciones lo que implica la disponibilidad de recursos para ello y laformación del personal involucrado. En el caso de la digitalización certificada debe contemplarse también el uso de la firma electrónica, lo que implica la vigilancia de caducidad de los certificados para evitar que el sistema pueda quedar inoperativo por no contar con certificados electrónicos en vigor.

    ¿Qué documentos se pueden digitalizar?

    Se pueden digitalizar la mayor parte de los documentos de papel, videos, audios, imágenes,….

    Algunos ejemplos:

    • Informes, estudios.
    • Planos, mapas y diagramas.
    • Contratos, pedidos, albaranes, facturas de proveedores, tickets, facturas simplicadas.
    • Escrituras, Certificados de seguros, documentos oficiales.

    Para llevar a cabo la digitalización conviene contar con el software adecuado.

    Si se desea que las versiones digitalizadas tengan valor legal, el procedimiento deberá ajustarse a la normativa de digitalización certificada que contempla las siguientes variantes:

    • Documentos de interés tributario. El software lo homologa la AEAT. Hay que presentar un informe de auditoría del software realizado por entidades auditoras especialistas como EADTrust.
    • Documentos empeados en trámites de las administraciones públicas. Se aplica lo dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las Normas Técnicas de Interoperabilidad. No existe organismo de homologación pero EADTrust realiza informes de auditoría del software y expide crtificado de buenas pácticas.
    • Documentos empeados en trámites judiciales. Se aplica lo dispuesto en el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad y la Guia de Interoperabilidad y Seguridad (GIS) de Digitalización Certificada. No existe organismo de homologación pero EADTrust realiza informes de auditoría del software y expide crtificado de buenas pácticas.

    Si desea más información contacte con EADTrust en el 917160555 o, si contacta desde fuera de España: +34 917160555.

    9 Sep 2015, 10:33am
    Auditoría Digitalización Certificada Esquema Nacional de Interoperabilidad Normas Técnicas de Interoperabilidad
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    Comments Off on Auditoría de Homologación de Digitalización Certificada

  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

    Más de 25 soluciones de digitalización certificada auditadas por nuestros expertos han sido homologadas por la Agencia Tributaria. El 100% de las solicitudes.

  • Auditoría de Homologación de Digitalización Certificada

    Digitalizacion Certificada (video)

    Folleto de Digitalizacion Certificada EADTrust (PDF)

    De acuerdo a lo establecido en la ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y la RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007 es necesario disponer de un software de digitalización “homologado” que integre en un proceso continuo, la digitalización y la firma electrónica a cada documento, guardando en una base de datos documental, según lo dispuesto en la Orden EHA/962/2007.

    La Orden sigue estando vigente a pesar de la publicación de la norma que deroga y sustituye al Real Decreto 1496/2003, el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

    El proceso de homologación, requiere la presentación, entre otros documentos, de un informe de auditoría informática por una entidad independiente con solvencia técnica acreditada.

    EADTrust (European Agency of Digital Trust)  es la entidad especializada en auditoría de Digitalización Certificada. Hasta 2015 ha ayudado a más de 35 empresas (de un total de 79 que constan en la página web de la AEAT) a completar sus desarrollos de sistemas de gestión documental y ha llevado a cabo la preceptiva auditoría de sus soluciones para solicitar la homologación ante la Agencia Tributaria o las Diputaciones Forales.

    Además, desde la publicación en el BOE del 30 de julio de 2011 de las Normas Técnicas de Interoperabilidad existe la posibilidad de llevar a cabo la digitalización certificada de documentos en el marco de la administración pública, aplicando los dispuesto en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos. Este norma no cuenta con ningún sistema de homologación similar al definido por la AEAT. EADTrust es la única entidad que certifica el cumplimiento de lo dispuesto en las normas de las NTI a los productos y entidades que lo solicitan, y otorga un certificado propio.

    Para obtener más información sobre la auditoría de digitalización certificada ofrecida por EADTrust y consultar el listado de softwares homologados con nuestra participación puede dirigirse al listado de clientes con soluciones homologadas Soluciones de Digitalización Certificada homologadas o en curso de homologación.

    [https://www.youtube.com/watch?v=KbjiJCTTiz4]

     

    12 Mar 2015, 7:15pm
    Auditoría Digitalización Certificada Digitalización garantizada EADTrust Esquema Nacional de Interoperabilidad Normas Técnicas de Interoperabilidad
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    Comments Off on Digitalización garantizada: la digitalización certificada del sector público

  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

    Más de 25 soluciones de digitalización certificada auditadas por nuestros expertos han sido homologadas por la Agencia Tributaria. El 100% de las solicitudes.

  • Digitalización garantizada: la digitalización certificada del sector público

    La digitalización certificada es posible en España gracias a a previsión incluida en la “Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación”.

    A pesar de publicarse un nuevo reglamento de facturación a través del “Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación”, la citada Orden ha mantenido su vigencia y sigue siendo un buen documento para resolver dudas sobre las firmas electrónicas y los certificados en relación con las facturas electrónicas, así como aclarar diferentes aspecto de tipo práctico.

    El proceso de homologación de soluciones de Digitalización Certificada quedó definido en la “Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007″.

    Son más de 50 las soluciones informáticas de Digitalización Certificada que ya se encuentran homologadas por la AEAT , pero su uso se circunscribe a la digitalización de facturas y documentos de interés tributario, lo que permite en esos casos la eliminación de su soporte en papel.

    Sin embargo, en el ámbito de las administraciones públicas cabe la “digitalización garantizada” de documentos administrativos (la normativa aplicable ha huido de la mención “digitalización certificada”), para lo que deben tomarse en consideración las normas de interoperabilidad derivadas del desarrollo de la “Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos” especialmente desde la óptica del  Esquema Nacional de Interoperabilidad, aprobado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero.

    Las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) establecen los requisitos que sobre diferentes aspectos relacionados con el intercambio de documentos administrativos digitales o digitalizados permiten la interoperabilidad de las administraciones públicas o la interacción con ellas de los ciudadanos.

    Para la “Digitalización Garantizada” deben tenerse en cuenta varias de las normas técnicas de interoperabilidad, las relativas a Documento y Expediente Electrónico, Firma Electrónica y certificados electrónicos, Digitalización de Documentos, Copiado Auténtico y conversión entre documentos electrónicos.

    La digitalización garantizada debe garantizar la integridad de los documentos administrativos digitalizados, en base a los siguientes requisitos:

    1. Que la imagen obtenida de los documentos digitalizados sea fiel e integra, esto es, que responda exactamente a la estructura y contenido del documento digitalizado, contando con una resolución mínima y que sea sometida a un proceso de automático de optimización de la imagen que permita garantizar la legibilidad de la misma.
    2. Que los documentos cuenten con información que permitan identificarlos de manera inequívoca, tanto en si mismos, como en relación con los expedientes y procesos de los que forman parte. Dicha identificación inequívoca se consigue a través de la inserción de metadatos en el propio documento (entre otros, identificador del documento origen, órgano (administración generadora / captura), fecha captura, origen (ciudadano / administración), estado de elaboración….), así como a través de la generación y cálculo de la huella o valor resumen del documento (hash) utilizando un algoritmo que cumpla al menos el estándar SHA-1.
    3. Que se utilicen formatos estándares y de uso común reconocidos, que sean considerados formatos autodocumentados y autosuficientes, de forma que se garantice que a pesar de la posible obsolescencia de los sistemas, los documentos electrónicos administrativos siguen siendo accesibles, visualizables y válidos legalmente. A tal efecto, dichos formatos son recogidos en el Catalogo de Estándares publicado por la correspondiente Norma Técnica de Interoperabilidad.
    4. Tanto el sistema de digitalización certificada como el sistema de intercambio de documentos con las administraciones públicas, deben permitir la gestión, almacenamiento y archivo de los documentos electrónicos administrativos, tanto en su integración en los correspondientes expedientes electrónicos (que deben contar con información que permita su identificación inequívoca a través de los correspondientes metadatos de forma similar a la establecida para los documentos electrónicos), como en las correspondientes bases de datos documentales y registros administrativos mediante los correspondientes asientos registrales.

    Parte esencial en la generación y utilización de documentos electrónicos administrativos, y con el objeto de garantizar la integridad de los mismos tanto en el proceso de digitalización como en su intercambio y gestión con las Administraciones Públicas, es la utilización de firma electrónica en los términos establecidos en la NTI de Firma Electrónica y de certificados de la Administración, tanto para la firma e identificación de forma inequívoca de los documentos electrónicos administrativos y los expedientes de los que forman parte, como para la identificación de los sujetos que forman parte de todo el proceso administrativo que es gestionado por medios electrónicos.

    Al no existir un procedimiento de homologación, los desarrolladores de soluciones de digitalización garantizada pueden optar por presentar informes de auditoría de entidades especializadas que pueden acreditar el cumplimiento de la normativa aplicable. EADTrust, el principal especialista en Auditorías de Digitalización Certificada también realiza Auditorías de “Digitalización Garantizada”. Contacte llamando al 902 365 612 o 91 716 0555

     

     
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