12 Jan 2017, 8:59pm
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  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

    Más de 25 soluciones de digitalización certificada auditadas por nuestros expertos han sido homologadas por la Agencia Tributaria. El 100% de las solicitudes.

  • Digitalización de documentos y archivos

    Digitalizar un documento en papel consiste en obtener una fotografía o realizar otro proceso sobre el documento que produzca como resultado su imagen digital.

    En su versión más básica, la digitalización enfatiza la obtención de la imagen digital, pero las versiones más avanzadas realizan mejoras de la imagen (enderezamiento, elimininación de manchas, mejora de contraste o de colores) un reconocimiento óptico de caracteres e incluso firma electrónica de los documentos digitalizados.

    El proceso de digitalización de documentos puede ser tan amplio y complejo como los tipos de documentos y contemplar no solo  los documentos en papel, sino también otras variantes como  video analógico, Fotografías, sonido, Mapas, …

    Uno de las variantes de la digitalización se basa en el uso de escáneres, dispositivo idóneos que recorren el papel por una o dos caras captando su imagen en aplicaciones destinadas a su gestión.

    En ese enfoque, los libros impresos están siendo escaneados mediante tecnologías de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) utilizados por las bibliotecas, fundaciones y empresas privadas como Google. También los documentos de texto que tienen algún valor histórico o de investigación están siendo digitalizados por las bibliotecas, en estos casos la digitalización sustituye otras formas de preservación de la información como los microfilms.

    Proceso de digitalización de documentos

    El proceso de digitalización de documentos contempla los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:

    • Captura con escáner del documento físico.
    • Indexado de la información extraída del documento (identificción de información relevante que facilitará las búsquedas).
    • Aplicación de metadatos a los documentos (fecha de creación, de digitalización, tipo de documento, autor, organismo, plazo de custodia,…)
    • Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.

    La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para las empresas y a las administraciones públicas, ya que simplifica las búsquedas y evita que se pierdan los documentos.

    El Proceso de digitalización de documentos debe estar contemplado en las organizaciones lo que implica la disponibilidad de recursos para ello y laformación del personal involucrado. En el caso de la digitalización certificada debe contemplarse también el uso de la firma electrónica, lo que implica la vigilancia de caducidad de los certificados para evitar que el sistema pueda quedar inoperativo por no contar con certificados electrónicos en vigor.

    ¿Qué documentos se pueden digitalizar?

    Se pueden digitalizar la mayor parte de los documentos de papel, videos, audios, imágenes,….

    Algunos ejemplos:

    • Informes, estudios.
    • Planos, mapas y diagramas.
    • Contratos, pedidos, albaranes, facturas de proveedores, tickets, facturas simplicadas.
    • Escrituras, Certificados de seguros, documentos oficiales.

    Para llevar a cabo la digitalización conviene contar con el software adecuado.

    Si se desea que las versiones digitalizadas tengan valor legal, el procedimiento deberá ajustarse a la normativa de digitalización certificada que contempla las siguientes variantes:

    • Documentos de interés tributario. El software lo homologa la AEAT. Hay que presentar un informe de auditoría del software realizado por entidades auditoras especialistas como EADTrust.
    • Documentos empeados en trámites de las administraciones públicas. Se aplica lo dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las Normas Técnicas de Interoperabilidad. No existe organismo de homologación pero EADTrust realiza informes de auditoría del software y expide crtificado de buenas pácticas.
    • Documentos empeados en trámites judiciales. Se aplica lo dispuesto en el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad y la Guia de Interoperabilidad y Seguridad (GIS) de Digitalización Certificada. No existe organismo de homologación pero EADTrust realiza informes de auditoría del software y expide crtificado de buenas pácticas.

    Si desea más información contacte con EADTrust en el 917160555 o, si contacta desde fuera de España: +34 917160555.

    21 Nov 2015, 11:04pm
    Digitalización Certificada Homologacion
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    Comments Off on Como solicitar la homologación de un software de Digitalización Certificada

  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

    Más de 25 soluciones de digitalización certificada auditadas por nuestros expertos han sido homologadas por la Agencia Tributaria. El 100% de las solicitudes.

  • Como solicitar la homologación de un software de Digitalización Certificada

    La Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, publicada en el BOE de 1 de noviembre de 2007, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización certificada de facturas contemplado en el artículo 7 de la Orden EHA/ 962/2007 de 10 de abril de 2007, requiere para la homologación del software de digitalización que se presente una solicitud dirigida al Director del Departamento de Informática Tributaria en cualquier oficina de registro de la Agencia Tributaria.

    Con la solicitud, el solicitante debe aportar declaración responsable en la se declare que el software cumple la normativa, documentación técnica de descripción del citado software, el informe de auditoría y el plan de gestión de calidad.

    Además, se adjuntará CD-ROM u otro soporte idoneo, con la información en formato digital y otro CD-ROM con una copia del software según el artículo octavo de la mencionada Resolución.

    Si la documentación y el software cumplen la normativa de digitalización certificada (Orden EHA/ 962/2007 de 10 de abril de 2007 y Resolución de 24 de octubre de 2007) se emite resolución con el código de referencia de la homologación que figurará como metadato en todos los documentos que se generan en los procesos de digitalización con el software homologado.

    El plazo de resolución es de seis meses, a contar desde la fecha de presentación de la solicitud en el Registro. Si la verificación no hubiera finalizado en ese plazo, o no se hubiera dictado resolución expresa, la solicitud podrá entenderse desestimada por silencio administrativo.

    En cumplimiento del artículo 7 de la Orden EHA 962/2007 y del apartado primero de la Resolución 24 de octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización de facturas, los formatos estándares de uso común admitidos, son:.

    • ISO 19005 (PDF/A)
    • PNG
    • JPEG 2000
    • Acrobat 5 (PDF 1.4) ó superior
    • TIFF 6.0 ó superior

    Contacte con EADTrust si está pensando en homologar su solución de digitalización certificada, llamando al 902 365 612

     
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