7 Jul 2020, 10:37am
Auditoría Digitalización Certificada Europa Homologacion
by

Comments Off on Digitalizacion Certificada de facturas y recibos en Europa y otros países

  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

  • Digitalizacion Certificada de facturas y recibos en Europa y otros países

    La posibilidad de digitalizar facturas y recibos en papel de forma generalizada en Europa se consolidó tras la publicación de la Directiva 2010/45/UE del Consejo, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido, en lo que respecta a las normas de facturación.

    Al trasponer la Directiva, los paises miembros adaptaron su legislación simplificando los requisitos de integridad y autenticidad de la normativa anterior, y añadiendo el de legibilidad.

    El requisito de legibilidad se había considerado implícito anteriormente, pero  en el caso de la eFactura, dada la posibilidad de aplicar diferentes codificaciones en los sistemas EDI y en los sistemas de efactura con información estructurada (en formatos XML puros como facturae o en formatos mixtos XML-PDF como ZUGFeRD) podía no resultar tan obvio que las facturas deberían poder entenderlas los humanos.

    Los requisitos de autenticidad podían resolverse con controles de gestión, como los implementados en los ERPs, que permiten vincular un pedido con un albarán y este con una factura.

    En algunos países, la firma electrónica siguió siendo el método preferido para dotar de autenticidad a las facturas y recibos gestionados y custodiados de forma electrónica mientras que en otros se redujerosn los aspectos formales de la gestión de la autenticidad y se asumieron que eran innecesarios puesto que no se seguía ninguna pauta de gestión de seguridad en las facturas en papel y la conclusión resumida de la directiva era que se daba igual tratamiento a las facturas en papel y a las electrónicas.

    Con el tiempo otros desarrollos legales en torno a la factura electrónica (como la obligación de los proveedores de facturar electrónicamente a las entidades del sector público) restaron novedad y protagonismo a las tecnologías orientadas a preservar de forma digital las facturas y recibos, incluso cuando se hubiesen remitidoe en papel.

    Sin embargo los sistemas multinacionales de gestión y control de gastos de viaje son cada vez más utilizados por sus ventajas prácticas a nivel organizativo y por el ahorro de costes que implica su uso y cada vez más empresas los adoptan.

    Y estos sistemas multinaciones deben lidiar con el hecho de que la normativa de facturación está fragmentada en Europa con tantas variantes como países, pese a los intentos de armonización de las Directivas. Y el problema se complica si se tienen en cuenta las normas de otros países relevantes como Australia, Estados Unidos, Japón y los países latinoamericanos.

    Ante esta situación EADTrust, ha estudiado con detenimiento las normas aplicables a la facturación y a la posible digitalización de facturas y recibos por los receptores de facturas en todos los países de la Unión Europea y en muchos otros países, al objeto de identificar el mayor número de requisitos posible, de forma que, implementando todos ellos, las soluciones de gestión de gastos de viaje pueden mantener la validez de las versiones digitalizadas de los documentos que tratan en cualquier jurisdicción.

    Algunos de los países de la Unión Europea analizados han sido:

    • Alemania
    • Austria
    • Bélgica
    • Italia
    • Luxemburgo
    • Países Bajos
    • Portugal

    Además se han analizado:

    • Australia
    • Estados Unidos
    • Japón
    • Nueva Zelanda
    • Reino Unido
    • Suiza

    Un aspecto interesante es que varios países han desarrollado normativa nacional para la Digitalización Certificada en sentido amplio, aplicable a cualquier documento, lo que normalmente requiere superar un proceso de auditoría y certificación. Entre ellos están Luxemburgo (Prestataires de Services de Dématérialisation ou de Conservation) e Italia (“Conservazione Sosotitutiva” y “Conservazione digitale dei documenti informatici”). Sin embargo para la conservación de ciertos documentos como facturas y tickets el procedimiento es más sencillo, y se deriva de la normativa estatal de facturación.

    Contacte con EADTrust llamando al 91 7160555 si se plantea extender a diferentes países la posibilidad de usar un software de Digitalización Certificada. Podemos ayudarle.

    12 Jan 2017, 8:59pm
    Administración de Justicia Auditoría Digitalización Certificada Esquema Judicial de Interoperabilidad y seguridad Esquema Nacional de Interoperabilidad Homologacion Normas Técnicas de Interoperabilidad
    by

    Comments Off on Digitalización de documentos y archivos

  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

  • Digitalización de documentos y archivos

    Digitalizar un documento en papel consiste en obtener una fotografía o realizar otro proceso sobre el documento que produzca como resultado su imagen digital.

    En su versión más básica, la digitalización enfatiza la obtención de la imagen digital, pero las versiones más avanzadas realizan mejoras de la imagen (enderezamiento, elimininación de manchas, mejora de contraste o de colores) un reconocimiento óptico de caracteres e incluso firma electrónica de los documentos digitalizados.

    El proceso de digitalización de documentos puede ser tan amplio y complejo como los tipos de documentos y contemplar no solo  los documentos en papel, sino también otras variantes como  video analógico, Fotografías, sonido, Mapas, …

    Uno de las variantes de la digitalización se basa en el uso de escáneres, dispositivo idóneos que recorren el papel por una o dos caras captando su imagen en aplicaciones destinadas a su gestión.

    En ese enfoque, los libros impresos están siendo escaneados mediante tecnologías de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) utilizados por las bibliotecas, fundaciones y empresas privadas como Google. También los documentos de texto que tienen algún valor histórico o de investigación están siendo digitalizados por las bibliotecas, en estos casos la digitalización sustituye otras formas de preservación de la información como los microfilms.

    Proceso de digitalización de documentos

    El proceso de digitalización de documentos contempla los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:

    • Captura con escáner del documento físico.
    • Indexado de la información extraída del documento (identificción de información relevante que facilitará las búsquedas).
    • Aplicación de metadatos a los documentos (fecha de creación, de digitalización, tipo de documento, autor, organismo, plazo de custodia,…)
    • Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.

    La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para las empresas y a las administraciones públicas, ya que simplifica las búsquedas y evita que se pierdan los documentos.

    El Proceso de digitalización de documentos debe estar contemplado en las organizaciones lo que implica la disponibilidad de recursos para ello y laformación del personal involucrado. En el caso de la digitalización certificada debe contemplarse también el uso de la firma electrónica, lo que implica la vigilancia de caducidad de los certificados para evitar que el sistema pueda quedar inoperativo por no contar con certificados electrónicos en vigor.

    ¿Qué documentos se pueden digitalizar?

    Se pueden digitalizar la mayor parte de los documentos de papel, videos, audios, imágenes,….

    Algunos ejemplos:

    • Informes, estudios.
    • Planos, mapas y diagramas.
    • Contratos, pedidos, albaranes, facturas de proveedores, tickets, facturas simplicadas.
    • Escrituras, Certificados de seguros, documentos oficiales.

    Para llevar a cabo la digitalización conviene contar con el software adecuado.

    Si se desea que las versiones digitalizadas tengan valor legal, el procedimiento deberá ajustarse a la normativa de digitalización certificada que contempla las siguientes variantes:

    • Documentos de interés tributario. El software lo homologa la AEAT. Hay que presentar un informe de auditoría del software realizado por entidades auditoras especialistas como EADTrust.
    • Documentos empeados en trámites de las administraciones públicas. Se aplica lo dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las Normas Técnicas de Interoperabilidad. No existe organismo de homologación pero EADTrust realiza informes de auditoría del software y expide crtificado de buenas pácticas.
    • Documentos empeados en trámites judiciales. Se aplica lo dispuesto en el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad y la Guia de Interoperabilidad y Seguridad (GIS) de Digitalización Certificada. No existe organismo de homologación pero EADTrust realiza informes de auditoría del software y expide crtificado de buenas pácticas.

    Si desea más información contacte con EADTrust en el 917160555 o, si contacta desde fuera de España: +34 917160555.

    21 Nov 2015, 11:04pm
    Digitalización Certificada Homologacion
    by

    Comments Off on Como solicitar la homologación de un software de Digitalización Certificada

  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

  • Como solicitar la homologación de un software de Digitalización Certificada

    La Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, publicada en el BOE de 1 de noviembre de 2007, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización certificada de facturas contemplado en el artículo 7 de la Orden EHA/ 962/2007 de 10 de abril de 2007, requiere para la homologación del software de digitalización que se presente una solicitud dirigida al Director del Departamento de Informática Tributaria en cualquier oficina de registro de la Agencia Tributaria.

    Con la solicitud, el solicitante debe aportar declaración responsable en la se declare que el software cumple la normativa, documentación técnica de descripción del citado software, el informe de auditoría y el plan de gestión de calidad.

    Además, se adjuntará CD-ROM u otro soporte idoneo, con la información en formato digital y otro CD-ROM con una copia del software según el artículo octavo de la mencionada Resolución.

    Si la documentación y el software cumplen la normativa de digitalización certificada (Orden EHA/ 962/2007 de 10 de abril de 2007 y Resolución de 24 de octubre de 2007) se emite resolución con el código de referencia de la homologación que figurará como metadato en todos los documentos que se generan en los procesos de digitalización con el software homologado.

    El plazo de resolución es de seis meses, a contar desde la fecha de presentación de la solicitud en el Registro. Si la verificación no hubiera finalizado en ese plazo, o no se hubiera dictado resolución expresa, la solicitud podrá entenderse desestimada por silencio administrativo.

    En cumplimiento del artículo 7 de la Orden EHA 962/2007 y del apartado primero de la Resolución 24 de octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización de facturas, los formatos estándares de uso común admitidos, son:.

    • ISO 19005 (PDF/A)
    • PNG
    • JPEG 2000
    • Acrobat 5 (PDF 1.4) ó superior
    • TIFF 6.0 ó superior

    Contacte con EADTrust si está pensando en homologar su solución de digitalización certificada, llamando al 902 365 612

     
  • Contacto

    C/ Alba, 15 - 28043 MADRID

    Teléfonos: 902 365 612

    +34 91 716 0555

    Fax: 91 716 05 57

    info@eadtrust.net

  • Manual de La Factura Electrónica

    Libro redactado por nuestros expertos y publicado por ASIMELEC y Red.es Acceso al libro digital La factura electrónica redactado por los expertos de EADTrust