23 Feb 2019, 6:50pm
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  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

  • GIS de Digitalización Certificada

    La GIS (Guía de Interoperabilidad y Seguridad) de digitalización certificada de documentos (CTEAJE-GIS-703), toma en consideración documentos ya publicados como las Bases del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad, la GIS de firma electrónica y certificación y la GIS de Documento Judicial Electrónico y establece los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos, de modo que se garantice su autenticidad.

    Consecuentemente, contempla los requisitos que deberá cumplir el software de Digitalización Certificada en el ámbito de la Administración de Justicia.

    Digitalización Certificada en el ámbito de la Administración de Justicia.

    La digitalización de un documento en soporte papel o análogo para la generación de un documento electrónico, dará lugar a un documento codificado según alguno de los formatos de la NTI (Norma Técnica de Interoperabilidad) del catálogo de estándares (de la administración electrónica) y estará compuesto por:

    1. La imagen electrónica que representará el aspecto y contenido del documento en el soporte origen y cumplirá los requisitos establecidos bajo el epígrafe “Imágenes captadas”.
    2. Los metadatos mínimos obligatorios definidos en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad del Documento Judicial Electrónico.
    3. Protección criptográfica de la imagen electrónica que podrá realizarse mediante Firma electrónica avanzada, o sello electrónico avanzado basado en certificados cualificados del responsable de la digitalización. También podrá realizarse mediante sello de tiempo electrónico cualificado gestionado por un Prestador de Servicios de Confianza Digital cualificado.
    4. El documento electrónico digitalizado tendrá carácter de copia auténtica, cumpliendo los requisitos establecidos en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Procedimientos de Copiado Auténtico y Conversión entre Documentos Judiciales Electrónicos

    Imágenes captadas

    Las imágenes captadas deberán cumplir los requisitos siguientes:

    1. Las imágenes electrónicas se volcarán en los formatos que correspondan de los previstos en la NTI de catálogo de estándares, si bien preferiblemente en ficheros PDF/A que quedarán firmados electrónicamente, incorporando en sus metadatos los datos relevantes del documento que faciliten la clasificación documental o su reparto.
    2. Podrán utilizarse otros formatos de codificación si la aplicación informática permite su visualización y el control de firmas o sellos electrónicos e integridad y pueden ser incluidos en contenedores XML que cumplan con los requisitos del Documento Judicial Electrónico cuando tengan que transferirse entre diferentes sistemas de gestión procesal.
    3. El nivel de resolución mínimo para imágenes electrónicas será de 200 píxeles por pulgada, tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, color o escala de grises.
    4. La imagen electrónica será fiel al documento origen, para lo cual:
      a) Respetará la geometría del documento origen en tamaños y proporciones.
      b) No contendrá caracteres o gráficos que no figurasen en el documento origen, salvo que la representación facsimilar reserve un espacio para la indicación de código seguro de verificación (CSV), visualización de firmas o sellos electrónicos de manera que los espacios reservados a la imagen y los reservados a los sistemas indicativos de autenticidad sean claramente discernibles a simple vista.

    Proceso de digitalización certificada.

    La digitalización certificada de un documento:

    1. Se realizará a través de un proceso informático en el que, garantizando la integridad de cada uno de los pasos, se realizarán las siguientes tareas:
      a) Digitalización por un medio fotoeléctrico, de modo que se obtenga una imagen electrónica en la memoria del sistema asociado al dispositivo.
      b) Si procede, optimización automática de la imagen electrónica para garantizar su legibilidad, de modo que todo contenido del documento origen pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, u otros de naturaleza análoga).
      c) Asignación de los metadatos al documento electrónico digitalizado.
      d) Firma, sello o sello de tiempo de la imagen electrónica.
      e) Los documentos deberán digitalizarse individualizados en tantos archivos digitales como documentos sean. No es posible digitalizar un único archivo que contenga varios documentos.
    2. Contemplará la aplicación de un conjunto de operaciones de mantenimiento preventivo y comprobaciones rutinarias que permitirán garantizar mediante su cumplimiento que, en todo momento, el estado de la aplicación de digitalización y los dispositivos asociados producirán imágenes fieles al documento en soporte papel.
    3. En el proceso de digitalización un registro informático recogerá evidencias electrónicas de las fases de la digitalización y dejará constancia de todos los documentos digitalizados, incluso los marcados como borrados o eliminados, de modo que se conserve una traza de auditoría de todos los documentos procesados de forma que no puedan añadirse ni eliminarse dichas evidencias electrónicas de los pasos del proceso y de la identidad de los operadores que lo gestionaron.
    4. La digitalización se podrá llevar a cabo de forma automatizada siempre que quede constancia de la persona que se responsabiliza de la adopción de los procedimientos organizativos y de control que garantizan el cumplimiento del principio de imagen fiel. Esta información podrá figurar en los metadatos del documento con el concepto de “Nota de transferencia”.

    Gestión y conservación del documento electrónico digitalizado.

    1. La gestión del documento electrónico procedente de digitalización conllevará el mantenimiento del registro de control de digitalizaciones, sin perjuicio de que los documentos digitalizados tengan el destino previsto en la normativa vigente en materia de archivos judiciales. Si así sucede, se dejará constancia en los metadatos de la información sobre el sistema utilizado para su digitalización: aplicación, versión, código de homologación, ubicación, identificador de la digitalización, fecha de la digitalización y “Nota de transferencia”, y si se conserva o no el documento original del que trae causa.
    2. La gestión de los documentos electrónicos digitalizados se realizará de acuerdo con lo establecido en la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos y atenderá a la posible existencia del mismo en otro soporte.

    Requisitos del Software de Digitalización Certificada

    El software utilizado en la Digitalización Certificada de documentos en papel en el ámbito de la Justicia deberá cumplir, además de lo ya indicado, el siguiente requisito:

    Permitirá el acceso inmediato a cualquier dato del sistema de llevanza de la digitalización, así como a los documentos resultado de la digitalización, permitiendo su visualización, facilitando su búsqueda y, cuando se usen sistemas de Código Seguro de Verificación, permita el cotejo “en línea” de documentos.

    12 Jan 2017, 8:59pm
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  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

  • Digitalización de documentos y archivos

    Digitalizar un documento en papel consiste en obtener una fotografía o realizar otro proceso sobre el documento que produzca como resultado su imagen digital.

    En su versión más básica, la digitalización enfatiza la obtención de la imagen digital, pero las versiones más avanzadas realizan mejoras de la imagen (enderezamiento, elimininación de manchas, mejora de contraste o de colores) un reconocimiento óptico de caracteres e incluso firma electrónica de los documentos digitalizados.

    El proceso de digitalización de documentos puede ser tan amplio y complejo como los tipos de documentos y contemplar no solo  los documentos en papel, sino también otras variantes como  video analógico, Fotografías, sonido, Mapas, …

    Uno de las variantes de la digitalización se basa en el uso de escáneres, dispositivo idóneos que recorren el papel por una o dos caras captando su imagen en aplicaciones destinadas a su gestión.

    En ese enfoque, los libros impresos están siendo escaneados mediante tecnologías de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) utilizados por las bibliotecas, fundaciones y empresas privadas como Google. También los documentos de texto que tienen algún valor histórico o de investigación están siendo digitalizados por las bibliotecas, en estos casos la digitalización sustituye otras formas de preservación de la información como los microfilms.

    Proceso de digitalización de documentos

    El proceso de digitalización de documentos contempla los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:

    • Captura con escáner del documento físico.
    • Indexado de la información extraída del documento (identificción de información relevante que facilitará las búsquedas).
    • Aplicación de metadatos a los documentos (fecha de creación, de digitalización, tipo de documento, autor, organismo, plazo de custodia,…)
    • Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.

    La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para las empresas y a las administraciones públicas, ya que simplifica las búsquedas y evita que se pierdan los documentos.

    El Proceso de digitalización de documentos debe estar contemplado en las organizaciones lo que implica la disponibilidad de recursos para ello y laformación del personal involucrado. En el caso de la digitalización certificada debe contemplarse también el uso de la firma electrónica, lo que implica la vigilancia de caducidad de los certificados para evitar que el sistema pueda quedar inoperativo por no contar con certificados electrónicos en vigor.

    ¿Qué documentos se pueden digitalizar?

    Se pueden digitalizar la mayor parte de los documentos de papel, videos, audios, imágenes,….

    Algunos ejemplos:

    • Informes, estudios.
    • Planos, mapas y diagramas.
    • Contratos, pedidos, albaranes, facturas de proveedores, tickets, facturas simplicadas.
    • Escrituras, Certificados de seguros, documentos oficiales.

    Para llevar a cabo la digitalización conviene contar con el software adecuado.

    Si se desea que las versiones digitalizadas tengan valor legal, el procedimiento deberá ajustarse a la normativa de digitalización certificada que contempla las siguientes variantes:

    • Documentos de interés tributario. El software lo homologa la AEAT. Hay que presentar un informe de auditoría del software realizado por entidades auditoras especialistas como EADTrust.
    • Documentos empeados en trámites de las administraciones públicas. Se aplica lo dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las Normas Técnicas de Interoperabilidad. No existe organismo de homologación pero EADTrust realiza informes de auditoría del software y expide crtificado de buenas pácticas.
    • Documentos empeados en trámites judiciales. Se aplica lo dispuesto en el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad y la Guia de Interoperabilidad y Seguridad (GIS) de Digitalización Certificada. No existe organismo de homologación pero EADTrust realiza informes de auditoría del software y expide crtificado de buenas pácticas.

    Si desea más información contacte con EADTrust en el 917160555 o, si contacta desde fuera de España: +34 917160555.

    7 Jul 2016, 11:16pm
    Administración de Justicia Digitalización Certificada Esquema Judicial de Interoperabilidad y seguridad Esquema Nacional de Interoperabilidad Lexnet
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  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

  • Digitalización certificada en la Administración de Justicia

    El Grupo de Trabajo de Bases de Interoperabilidad y Seguridad del CTEAJE (Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica) ha publicado varias normativas destinadas a favorecer la interoperabilidad en el ámbito de la Administración de Justicia, entre las que figuraa la GIS de Digitalización certificada en la Administración de Justicia.

    En el Grupo de Trabajo de Bases de Interoperabilidad y Seguridad del CTEAJE participan como miembros el Ministerio de Justicia, el Consejo General del Poder Judicial, y las Comunidades Autónomas de Cataluña, Madrid, Navarra, Canarias y Andalucía.

    Este Grupo de Trabajo tiene como objetivo principal desarrollar las Bases del Esquema judicial de interoperabilidad y seguridad, tal y como establece el artículo 45 de la Ley 18/2011, de 5 de julio.

    El 6 de julio de 2015 se publicó el Texto de las Bases de Interoperabilidad y Seguridad elaborada por el Grupo de Trabajo tras su aprobación por el Pleno del CTEAJE de 8 de junio de 2015.

    Posterioremente se han aprobado las siguientes Guías de interoperabilidad y seguridad (GIS):

    El CTEAJE (Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica) es el marco institucional para la cooperación entre Administraciones en materia de administración electrónica. Es un órgano administrativo de cooperación, de los previstos en el artículo 5 de la ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común. Se rige por lo dispuesto en la ley 18/2011, de 5 de julio, y en lo no previsto en ésta, por lo dispuesto en la ley 30/1992, así como en su propio Real Decreto regulador.

    Real Decreto 396/2013, de 7 de junio, por el que se regula el Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica.

    La Digitalización Certificada en el ámbito de la Administración de Justicia está prevista en las Bases de Interoperabilidad y Seguridad y en el Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia en el ámbito territorial del Ministerio de Justicia y por el que se regula el sistema LexNET (Anexo IV apartado 8).

    Contacte con EADTrust en el 917160555 si desea adaptar su software de Digitalización Certificada para cumplir los requisitos de Lexnet y de la Administración de Justicia.

     
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