19 Jul 2020, 10:23am

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  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

  • Auditoria CTEAJE

    El Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica publicó en 2016 la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Digitalización Certificada de Documentos “CTEAJE-GIS-703-Digitalizacion certificada en la Administración de Justicia“.

    Esta Guía establece los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en papel para su remisión por medios electrónicos en el marco de la Administración de Justicia.

    Concreta varios aspectos introducidos por el ANEXO IV del Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia en el ámbito territorial del Ministerio de Justicia y por el que se regula el sistema LexNET que recoge los Requisitos de acceso y requerimientos técnicos del sistema LexNET.

    (…)

    5. El escrito o documento principal del envío deberá ser presentado en el formato PDF/A con la característica OCR (reconocimiento óptico de caracteres), es decir, deberá haber sido generado o escaneado con software que permita obtener como resultado final un archivo en un formato de texto editable sobre cuyo contenido puedan realizarse búsquedas y deberá ir firmado electrónicamente con la firma o firmas de los profesionales actuantes.

    6. Los documentos que se adjunten a los escritos procesales, deberán ser presentados según su contenido en alguno de los formatos que la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Catálogo de Estándares y la Guía de Interoperabilidad y Seguridad del Documento Judicial Electrónico establezcan para este cometido. Hasta entonces se recomiendan los siguientes:.pdf,.rtf,.jpeg,.jpg,.tiff,.odt,.zip.

    Los documentos que sólo contengan texto deberán ser presentados, principalmente, con las características descritas en el número anterior.

    Los archivos comprimidos.zip sólo podrán contener documentos de los formatos:.pdf,.rtf,.jpeg,.jpg,.tiff,.odt.

    En ningún caso se podrán remitir a través de LexNET archivos de audio, video o zip comprimido que contenga archivos en formatos distintos de los anteriormente citados.

    Los documentos adjuntos deberán remitirse individualizados en tantos archivos digitales como documentos sean los que deban componer el envío. No es posible remitir un único pdf que contenga todos los documentos.

    En el momento de su generación en el proceso de escaneado, los documentos serán nombrados de forma descriptiva. El nombre deberá ir precedido del número cardinal correspondiente al lugar u orden que ocuparán al ser anexados o adjuntados en el envío a realizar. Deberá incluirse su clase y breve descripción, sin que sirva únicamente una alusión genérica o numeral.

    7. El sistema permitirá acceder a los archivos de forma paralela e integrada, antes de proceder al envío.

    8. Los dispositivos de digitalización o escaneado que sean utilizados para la transformación en documentos digitalizados de los obrantes en papel y que se adjunte a los escritos y actos de comunicación procesales, se configurarán con las características que la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Digitalización establezca. Hasta su publicación se recomienda:

      1. Activar la Resolución del Escáner a 200×200 ppp o, en su defecto, la mínima que permita el dispositivo.
      2. Seleccionar tipo de salida de documento PDF/A.
      3. Seleccionar tipo de salida: un solo documento.
      4. Activar el OCR (Reconocimiento de Caracteres).
      5. Seleccionar el color de Salida Negro.

    Únicamente se utilizarán características de color, cuando el contenido de la información a adjuntar así lo requiera.

    En particular, una vez publicada la Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Digitalización Certificada de Documentos dejan de tener efecto las pautas publicadas en el citado anexo, por su carácter de transitorias.

    De modo que para su uso en Lexnet, los documentos deberán digitalizarse conforme a la citada Guía de Interoperabilidad y Seguridad de Digitalización Certificada de Documentos publicada por el CTEAJE.

    EADTrust audita las soluciones de digitalización orientadas a Lexnet y a la GIS de Digitalización Certificada de Documentos y expresa en su informe el cumplimiento de los requisitos de digitalización, lo que simplifica el reconocimiento del valor legal de los documentos escaneados con la herramienta de digitalización auditada por EADTrust ante la Administración de Justicia.

    Contacte llamando al 91 716 0555 si necesita más información para obtener el marchamo de calidad de EADTrust en un software de digitalización de documentos  orientado a la Administración de Justicia.

     
     
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