7 Jul 2020, 10:37am
Auditoría Digitalización Certificada Europa Homologacion
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  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

  • Digitalizacion Certificada de facturas y recibos en Europa y otros países

    La posibilidad de digitalizar facturas y recibos en papel de forma generalizada en Europa se consolidó tras la publicación de la Directiva 2010/45/UE del Consejo, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido, en lo que respecta a las normas de facturación.

    Al trasponer la Directiva, los paises miembros adaptaron su legislación simplificando los requisitos de integridad y autenticidad de la normativa anterior, y añadiendo el de legibilidad.

    El requisito de legibilidad se había considerado implícito anteriormente, pero  en el caso de la eFactura, dada la posibilidad de aplicar diferentes codificaciones en los sistemas EDI y en los sistemas de efactura con información estructurada (en formatos XML puros como facturae o en formatos mixtos XML-PDF como ZUGFeRD) podía no resultar tan obvio que las facturas deberían poder entenderlas los humanos.

    Los requisitos de autenticidad podían resolverse con controles de gestión, como los implementados en los ERPs, que permiten vincular un pedido con un albarán y este con una factura.

    En algunos países, la firma electrónica siguió siendo el método preferido para dotar de autenticidad a las facturas y recibos gestionados y custodiados de forma electrónica mientras que en otros se redujerosn los aspectos formales de la gestión de la autenticidad y se asumieron que eran innecesarios puesto que no se seguía ninguna pauta de gestión de seguridad en las facturas en papel y la conclusión resumida de la directiva era que se daba igual tratamiento a las facturas en papel y a las electrónicas.

    Con el tiempo otros desarrollos legales en torno a la factura electrónica (como la obligación de los proveedores de facturar electrónicamente a las entidades del sector público) restaron novedad y protagonismo a las tecnologías orientadas a preservar de forma digital las facturas y recibos, incluso cuando se hubiesen remitidoe en papel.

    Sin embargo los sistemas multinacionales de gestión y control de gastos de viaje son cada vez más utilizados por sus ventajas prácticas a nivel organizativo y por el ahorro de costes que implica su uso y cada vez más empresas los adoptan.

    Y estos sistemas multinaciones deben lidiar con el hecho de que la normativa de facturación está fragmentada en Europa con tantas variantes como países, pese a los intentos de armonización de las Directivas. Y el problema se complica si se tienen en cuenta las normas de otros países relevantes como Australia, Estados Unidos, Japón y los países latinoamericanos.

    Ante esta situación EADTrust, ha estudiado con detenimiento las normas aplicables a la facturación y a la posible digitalización de facturas y recibos por los receptores de facturas en todos los países de la Unión Europea y en muchos otros países, al objeto de identificar el mayor número de requisitos posible, de forma que, implementando todos ellos, las soluciones de gestión de gastos de viaje pueden mantener la validez de las versiones digitalizadas de los documentos que tratan en cualquier jurisdicción.

    Algunos de los países de la Unión Europea analizados han sido:

    • Alemania
    • Austria
    • Bélgica
    • Italia
    • Luxemburgo
    • Países Bajos
    • Portugal

    Además se han analizado:

    • Australia
    • Estados Unidos
    • Japón
    • Nueva Zelanda
    • Reino Unido
    • Suiza

    Un aspecto interesante es que varios países han desarrollado normativa nacional para la Digitalización Certificada en sentido amplio, aplicable a cualquier documento, lo que normalmente requiere superar un proceso de auditoría y certificación. Entre ellos están Luxemburgo (Prestataires de Services de Dématérialisation ou de Conservation) e Italia (“Conservazione Sosotitutiva” y “Conservazione digitale dei documenti informatici”). Sin embargo para la conservación de ciertos documentos como facturas y tickets el procedimiento es más sencillo, y se deriva de la normativa estatal de facturación.

    Contacte con EADTrust llamando al 91 7160555 si se plantea extender a diferentes países la posibilidad de usar un software de Digitalización Certificada. Podemos ayudarle.

     
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