12 Jan 2017, 8:59pm
Administración de Justicia Auditoría Digitalización Certificada Esquema Judicial de Interoperabilidad y seguridad Esquema Nacional de Interoperabilidad Homologacion Normas Técnicas de Interoperabilidad
by

Comments Off on Digitalización de documentos y archivos

  • Principal especialista en Auditoría de Digitalización Certificada en España.

    Más de 25 soluciones de digitalización certificada auditadas por nuestros expertos han sido homologadas por la Agencia Tributaria. El 100% de las solicitudes.

  • Digitalización de documentos y archivos

    Digitalizar un documento en papel consiste en obtener una fotografía o realizar otro proceso sobre el documento que produzca como resultado su imagen digital.

    En su versión más básica, la digitalización enfatiza la obtención de la imagen digital, pero las versiones más avanzadas realizan mejoras de la imagen (enderezamiento, elimininación de manchas, mejora de contraste o de colores) un reconocimiento óptico de caracteres e incluso firma electrónica de los documentos digitalizados.

    El proceso de digitalización de documentos puede ser tan amplio y complejo como los tipos de documentos y contemplar no solo  los documentos en papel, sino también otras variantes como  video analógico, Fotografías, sonido, Mapas, …

    Uno de las variantes de la digitalización se basa en el uso de escáneres, dispositivo idóneos que recorren el papel por una o dos caras captando su imagen en aplicaciones destinadas a su gestión.

    En ese enfoque, los libros impresos están siendo escaneados mediante tecnologías de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) utilizados por las bibliotecas, fundaciones y empresas privadas como Google. También los documentos de texto que tienen algún valor histórico o de investigación están siendo digitalizados por las bibliotecas, en estos casos la digitalización sustituye otras formas de preservación de la información como los microfilms.

    Proceso de digitalización de documentos

    El proceso de digitalización de documentos contempla los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:

    • Captura con escáner del documento físico.
    • Indexado de la información extraída del documento (identificción de información relevante que facilitará las búsquedas).
    • Aplicación de metadatos a los documentos (fecha de creación, de digitalización, tipo de documento, autor, organismo, plazo de custodia,…)
    • Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.

    La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para las empresas y a las administraciones públicas, ya que simplifica las búsquedas y evita que se pierdan los documentos.

    El Proceso de digitalización de documentos debe estar contemplado en las organizaciones lo que implica la disponibilidad de recursos para ello y laformación del personal involucrado. En el caso de la digitalización certificada debe contemplarse también el uso de la firma electrónica, lo que implica la vigilancia de caducidad de los certificados para evitar que el sistema pueda quedar inoperativo por no contar con certificados electrónicos en vigor.

    ¿Qué documentos se pueden digitalizar?

    Se pueden digitalizar la mayor parte de los documentos de papel, videos, audios, imágenes,….

    Algunos ejemplos:

    • Informes, estudios.
    • Planos, mapas y diagramas.
    • Contratos, pedidos, albaranes, facturas de proveedores, tickets, facturas simplicadas.
    • Escrituras, Certificados de seguros, documentos oficiales.

    Para llevar a cabo la digitalización conviene contar con el software adecuado.

    Si se desea que las versiones digitalizadas tengan valor legal, el procedimiento deberá ajustarse a la normativa de digitalización certificada que contempla las siguientes variantes:

    • Documentos de interés tributario. El software lo homologa la AEAT. Hay que presentar un informe de auditoría del software realizado por entidades auditoras especialistas como EADTrust.
    • Documentos empeados en trámites de las administraciones públicas. Se aplica lo dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y las Normas Técnicas de Interoperabilidad. No existe organismo de homologación pero EADTrust realiza informes de auditoría del software y expide crtificado de buenas pácticas.
    • Documentos empeados en trámites judiciales. Se aplica lo dispuesto en el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad y la Guia de Interoperabilidad y Seguridad (GIS) de Digitalización Certificada. No existe organismo de homologación pero EADTrust realiza informes de auditoría del software y expide crtificado de buenas pácticas.

    Si desea más información contacte con EADTrust en el 917160555 o, si contacta desde fuera de España: +34 917160555.

     
  • Contacto

    C/ Méntrida, 6 28043 - MADRID

    Teléfonos: 902 365 612

    +34 91 716 0555

    Fax: 91 716 05 57

    info@eadtrust.net

  • Manual de La Factura Electrónica

    Libro redactado por nuestros expertos y publicado por ASIMELEC y Red.es Acceso al libro digital La factura electrónica redactado por los expertos de EADTrust