(in english certified scanning)
IntroducciónEn España, la Digitalización Certificada de facturas es el proceso que permite obtener copias digitales de las facturas con valor de original (lo que hace posible destruir la factura en papel). Para cumplir los requisitos que lo permiten, la entidad que lleva a cabo la digitalización debe utilizar un software homologado, y hacerlo cumpliendo su "Plan de Calidad" que tiene carácter contractual. El proceso implica la realización de firmas electrónicas (posiblemente cualificadas o reconocidas) y el manejo de sistemas de Timestamping, por lo que es necesario contar con un certificado electrónico apropiado.
Albalia Interactiva (teléfonos 902 365 612 - 91 388 0789) es la principal compañía especializada en auditoría de Digitalización Certificada. Hasta 2009 ha ayudado a más de 18 empresas a completar sus desarrollos de sistemas de gestión documental y ha llevado a cabo la preceptiva auditoría de sus soluciones para solicitar la homologación ante la Agencia Tributaria.
Además Albalia Interactiva ha escrito el Libro "La factura electrónica" que puede descargarse en PDF.
Está disponible un folleto de digitalización certificada.
Si está pensando en acometer un proyecto de Digitalización Certificada, puede resolver todas sus dudas contratando un seminario "in-company" donde le aclararemos todos los puntos a considerar (contacte para ello con Atenea Interactiva, en el 902 365 612) . Después podrá decidir si le interesa o no contar con ayuda adicional para desarrollar el proyecto.
Le resolveremos todas las dudas sobre aspectos básicos de criptografía, autoridades de certificación, certificados y firma electrónica y sobre el uso de la firma en la remisión electrónica de facturas. Y por supuesto, todo lo que debe saber para llevar a cabo un proyecto de factura electrónica y de digitalización certificada correctamente
Albalia interactiva ha impartido más de seminarios de digitalización certificada desde antes de que se publicara la versión definitiva de la Orden EHA 962/2007, y ha presentado los conceptos de digitalización certificada en otros eventos formativos (más de 50)
La necesidad de gestionar el alto número facturas y recibos asociados a la actividad comercial de una empresa, implica asumir gastos asociados a la impresión, envío y manipulación del documento, lo que lleva aparejado un gasto aproximado de
1,2 euros por factura
enviada e incluso algo más por factura recibida, especialmente por las
obligaciones de custodia.
Con la entrada en vigor del
Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, se consolida la posibilidad de remitir las facturas por medios electrónicos, con el consiguiente ahorro de costes. Igualmente,
tras la publicación de la norma EHA 962/2007 de 10 de abril cabe la
posibilidad de destruir las facturas recibidas en papel si previamente se ha
realizado un proceso de digitalización certificada (in english
certified
scanning) que obtiene copias
digitales firmadas electrónicamente.
Desde principios de 2008 empiezan a estar disponibles las primeras soluciones informáticas homologadas para llevarlo a cabo, y a finales de 2009 el número de soluciones homologadas asciende a 23.
La digitalización de facturas en papel con un software homologado que utiliza un certificado digital y que conserva las facturas escaneadas y ciertos metadatos en una base de datos securizada es la clave que permite destruir el papel, conservando su valor probatorio pero mejorando su almacenamiento, búsqueda, acceso y disponibilidad simultánea para más de una persona en la organización. La normativa establece expresamente el carácter de original a todos los efectos del documento electrónico resultante. Esto resuelve una de las dudas frecuentas en los ámbitos de las administraciones públicas respecto a la exigencia de conservación de originales que impone la normativa y que se exige desde la IGAE (la Intervención General de la Administración del Estado).
La homologación del software exige ciertos requisitos que se detallan en la RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
En el proceso interviene una entidad auditora que verifica el cumplimiento de todos los requisitos, antes de remitir la solicitud de homologación a la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria), cuyo departamento de Informática Tributaria tiene asignada la capacidad de resolución del expediente.
Por otro lado cabe la posibilidad de digitalizar otros documentos según se
prevé en los artículos 30 y 31 de la Ley 11/2007, de 22 de
junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, o en el
artículo 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen
Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común. Para ello conviene seguir ciertas recomendaciones, de forma que las
soluciones permitan cumplir los requisitos de diferentes normativas.
Albalia Interactiva es la principal entidad auditora de sistemas de gestión de digitalización certificada, con experiencia en la mayor parte de las auditorias de homologación que se han llevado a cabo en España.
Visite nuestra página web: http://www.albalia.com
| Empresa | Denominación del SW | Versión | Concesión Homologación | Número de Referencia de Homologación | Web del Producto | Teléfono |
|
IECISA |
invesDoc DC |
10 |
16/06/2008 |
D35CB82987EF2CA2 |
660 116 278 |
|
|
Ofimática Digital |
Digital Docu |
3.0 |
01/09/2008 |
C8E4290AD5C6D8CC |
Digital Docu | 902014426 |
| ABAST Solutions | SCAN_VISIO eDocument Suite |
2.0 |
16/12/2008 |
14CF898883CB095F |
933102248 |
|
| INDRA | i-f@ct | 1.0 |
04/02/2009 |
997CD765734C94B5 |
691 51 28 87 |
|
|
Notarnet |
DigiFactIn | 2.0 |
03/03/2009 |
0520A319F218D85C |
902 929 789 | |
| Catimatge SL | docuCERT | 1.0 | 15/04/2009 | 3E97A8A4560C9788 | docuCERT | 93 309 79 52 |
| IECISA | Invoca Documentum | 1.0 | 14/05/2009 | 256AF15E47A7B96A | Invoca Documentum | 660 116 278 |
| Solución-e Digitalización certificada S.L. | ECOMPULSA | 1.0 | 22/09/2009 | FDD5B644FAE7B472 | eCompulsa | ------- |
| Papyrum Nexus | HEIMDALL | 1.0 | 22/09/2009 | ECD8BE0C04D0062D | Heimdall | ------ |
| Opentext (Hummingbird Spain S.L.) | Livelink ECM - Digitalización Certificada | 1.0 | 17/12/2009 | 34E15FA41B540B57 | Opentext | 91 141 90 00 |
| SER SOLUTIONS IBERIA S.L | DOXiS4 InvoiceMaster | 4.0 | 12/01/2010 | 942BCE9184ABDCF5 | DOXiS4 | ------ |
| Multitec | -- | - | Pendiente de Homologaciónn | - | Multitec | ------ |
| Semantic Systems | -- | - | Pendiente de Homologación | - | Semantic Systems | ------ |
| Atos Origin | -- | - | Pendiente de Homologación | - | Atos Origin | ------ |
| Cadema | -- | - | Pendiente de Homologación | - | Cadema | ------ |
| Veridata | -- | - | Pendiente de Homologación | - | Veridata | ------ |
| Esker | -- | - | Pendiente de Homologación | - | Esker | ------ |
| ABSIS | -- | - | Pendiente de Homologación | - | ABSIS | ------ |
Además, las soluciones de digitalización certificada de las siguientes entidades cumplen a criterio de Albalia Interactiva, los criterios para ser homologadas, si bien el proceso de homologación puede extenderse hasta 6 meses.
La lista completa de soluciones homologadas puede obtenerse en la web de la Agencia Tributaria
Los PSDC (Prestadores de servicios de Digitalización Certificada) son entidades que utilizan software homologado de Digitalización Certificada para digitalizar las facturas de sus clientes.
Algunos de estos especialistas desarrollan su propio software y lo homologan. Otros usan software de terceros, y actualizan los servicios que ya vienen prestando en relación con la digitalización.
Albalia dispone de un nuevo servicio de auditoría de PSDC para comprobar la adopción de las mejores prácticas en la digitalización. Tras la auditoría, otorga un sello de calidad de buenas prácticas.
La auditoría de PSDC estaba prevista originalmente en el borrador de la norma que finalmente se publicó como Orden EHA/962/2007. En el texto final, esta auditoría no es obligatoria, por lo que en estos momentos pocos Prestadores de servicios de Digitalización Certificada están pensando en llevarla a cabo.
Sin embargo, esto puede cambiar cuando las entidades de mayor calidad deseen diferenciar sus servicios de los de sus competidores.
Albalia Interactiva es una de las empresas más reconocidas en el ámbito de la firma electrónica y la factura electrónica. Ha redactado el Manual "La Factura Electrónica" que han publicado ASIMELEC y RED.ES y que resuelve de forma sencilla muchos de los interrogantes que plantea la adopción de sistemas de facturación electrónica y los de digitalización certificada.
Albalia Interactiva imparte cursos de Digitalización Certificada desde 2006:
Además, ha impartido más de 200 seminarios sobre factura electrónica y digitalización certificada, con Global Estrategias, la ESCA (Escuela Superior de las Cajas de Ahorros), Izenpe, el IIR (Institute for International Research), Wolters Kluwer - Especial Directivos y Recoletos Formación.
Hasta el momento actual, el 100% de los procesos de homologación en los que ha colaborado Albalia Interactiva han tenido resultado positivo, concluyendo con la homologación del software de certificación certificada de nuestros clientes.
Albalia Interactiva cuenta con las certificaciones ISO 9001, ISO 14001 e ISO 27001.
Para llevar a cabo la conversión del documento en soporte papel al formato electrónico es preciso cumplir algunos requisitos:
Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de
las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos de
interés tributario que conserven en papel que tengan el carácter de originales.
Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados
permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en
papel que les sirvieron de base.
En la norma se define Digitalización como el proceso mediante el cual, aplicando
técnicas fotoeléctricas o de escáner se convierte una imagen contenida en un
documento papel en una imagen digital codificada.
De momento, aquí dispone de la información más actualizada (a fecha de 1 de diciembre de 2009) sobre la legislación aplicable a la eFactura y Digitalización Certificada en Europa y en España, incluyendo las normativas autonómicas especiales:
Legislación sobre Firma electrónica |
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| DIRECTIVA 1999/93/CE DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 13 de diciembre de 1999 por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica |
|
| Ley 59/2003 de 19 de diciembre de Firma Electrónica | 
|
| ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por la que se establecen normas específicas sobre el uso de la firma electrónica en las relaciones tributarias por medios electrónicos, informáticos y telemáticos con la Agencia Estatal de Administración Tributaria. |
|
| Resolución de 24 de julio de 2003 de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria por la que se establece el procedimiento a seguir para la admisión de certificados de entidades prestadoras de servicios de certificación electrónica |
|
| Prestadores de certificación que emiten certificados reconocidos y no reconocidos en España | 
|
| Prestadores de servicios de certificación que emiten "qualified certificates" en Europa |
|
Legislación sobre Factura Electrónica |
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| SEXTA DIRECTIVA DEL CONSEJO de 17 de mayo de 1977 en materia de armonización de las legislaciones de los Estados miembros relativas a los impuestos sobre el volumen de negocios. Sistema común del IVA: Base imponible uniforme (77/388/CEE) [Vigente a 15 de mayo de 2004] |
|
| DIRECTIVA 2001/115/CE DEL CONSEJO de 20 de diciembre de 2001 por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el impuesto sobre el valor añadido |
|
| Directiva 2006/112/CE del consejo de 28 de noviembre de 2006 relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido modificada por la Directiva 2006/138/CE del consejo de 19 de diciembre de 2006 |
|
| LEY 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. |
|
|
|
|
| LEY 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. |
|
| ORDEN HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, sobre un nuevo desarrollo del régimen de facturación telemática previsto en el artículo 88 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, y en el artículo 9 bis del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre. (Derogada) |
|
| RESOLUCIÓN 2/2003, de 14 de febrero, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturación telemática. (Derogada) |
|
| REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido. Ver Real Decreto 87/2005, de 31 de enero |
|
Real Decreto 87/2005, de 31 de enero, por el que se modifican el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el artículo 1 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, el Reglamento de los Impuestos Especiales, aprobado por el artículo único del Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio, y el Reglamento por el que se regulan las obligaciones |
|
| Orden EHA 962/2007 de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación |
|
| ORDEN PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. (BOE n. 247 de 15/10/2007) |
|
| RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007. |
|
| Boletín Oficial de Vizcaya (Bizkaia) de 27 de
abril de 2004 que contiene: NORMA FORAL 2/2004, de 23 de abril, de Medidas Tributarias en 2004. DECRETO FORAL 57/2004, de 6 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación |
|
| Boletín Oficial de Navarra de 9 de junio de
2004 que contiene el DECRETO FORAL 205/2004, de 17 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. |
|
| Navarra. ORDEN FORAL 228/2007, de 12 de junio del Consejero de Economía y Hacienda, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 205/2004, de 17 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de factura |
|
| Boletín Oficial de Guipuzcoa (Gipuzkoa) de 25 de
junio de 2004 que contiene: DECRETO FORAL 61/2004, de 15 de junio por el que se regulan las obligaciones de facturación. |
|
| Boletín Oficial de Gipuzkoa de 13-08-2007. ORDEN FORAL 865/2007, de 2 de agosto, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 61/2004, de 15 de junio, por el que se regulan las obligaciones de facturación. |
|
| 100 preguntas sobre el IGIC |
|
| A efectos de comparación con el REAL DECRETO 1496/2003, se incluye la referencia al DEROGADO REAL DECRETO 2402/1985, de 18 de diciembre de 1985, por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y profesionales. |
|
| ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por la que se establecen normas específicas sobre el uso de la firma electrónica en las relaciones tributarias por medios electrónicos, informáticos y telemáticos con la Agencia Estatal de Administración Tributaria. |
|
| Resolución de 24 de julio de 2003 de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria por la que se establece el procedimiento a seguir para la admisión de certificados de entidades prestadoras de servicios de certificación electrónica. |
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| Autorización de la AEAT a Camerfirma para la emisión de certificados utilizados en Facturación Electrónica |
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| Autorización de la AEAT a Camerfirma para la emisión de certificados de uso tributario |
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| Informe sobre escrito de AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial) sobre Propuesta de modificacióndel apartado tercero, punto 2 de la Resolución de 14 de febrero del Director General de la AEAT. |
|
| Certificados admitidos en usos tributarios por la AEAT |
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| Prestadores de certificación que emiten certificados reconocidos en España, y que pueden ser utilizados en la firma de Facturas electrónicas (OJO, a nivel internacional NO SE CONSIDERAN RECONOCIDOS los certificados de PERSONA JURÍDICA) |
|
